CONDITIONS GENERALES / POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE / PROJET ASSOCIATIF / L'EQUIPE DES PERMANENTS / LES MEMBRES DU CONSEIL D'ADMINISTRATION 

- Notice R.G.P.D. -

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) Européen entré en vigueur le 25 mai 2018 a une influence sur la manière dont le FJEP de Champigneulles peut collecter et utiliser vos données personnelles car il renforce vos droits à la vie privée et votre contrôle sur vos données personnelles. Le FJEP de Champigneulles traite en accord avec les législations en vigueur sur la protection des données. La mise à jour de notre Politique de Confidentialité vous apportera des explications claires sur la manière dont nous utilisons vos données personnelles et pourquoi.

1) collecte de données : fonction générale

Lors de votre inscription, vos informations sont gérées sur un logiciel métier certifié qui est stocké sur un serveur sécurisé. Dans le fonctionnement, uniquement les personnels autorisés «  en charge de la fonction accueil et facturation » ont accès à des informations sensibles et nous ne communiquons aucune information à des tiers.

Les informations moins sensibles sont traitées, uniquement par le personnel du FJEP ou par ses intervenants, animateurs ou bénévoles référents d’activité. Les données sont utilisées pour vous contacter, établir le suivi des présences, vous faire bénéficier de certaines aides financières, assurer la prise en charge médicale des enfants. Ces informations sont conservées 5 ans.

Vous êtes adhérent, vos droits : 

- Demander une copie de vos données personnelles à tout moment par mail à : 

communication@fjep-champigneulles.fr / Objet : RGPD demande de copie de mes données personnelles

- Demander le retrait de ces données à chaque fin de saison par mail à : 

communication@fjep-champigneulles.fr / Objet : RGPD demande de retrait de mes données personnelles 

2) collecte de données : utilisations détaillées

• Accès à la tarification

Dans l’objectif de vous permettre de bénéficier des réductions, en fonction de vos quotients CAF ou MSA, sur les activités et les différents temps d’accueil : vous devez autoriser les personnels de l’association, nominativement identifiées à la CAF, par des codes d’accès individuels à accéder aux services concernés.

Les personnes qui refuseraient cette autorisation seront tenues de justifier leur quotient avec une attestation de la CAF ou de la MSA du mois en cours. Ces démarches devront être faites en priorité par mail ou au secrétariat. 

En l’absence de justificatifs, les familles se verront appliquer le tarif maximum. Les droits devront être justifiés avant le démarrage des activités, sachant que l’association ne fera pas de rétroactivité si les activités qui ont déjà été facturées. En cas de changement de situation ces personnes auront la responsabilité d’informer l’association.

• Accès à l’information

Nos newsletters vous donnent l’opportunité de recevoir des informations sur les activités, les dates, les programmes. Lors de votre adhésion, vous bénéficiez automatiquement de la fonction newsletter. Si vous ne souhaitez pas recevoir d’informations de notre part, vous pouvez vous désabonner dès la réception d’une newletter par mail à : 

communication@fjep-champigneulles.fr / Objet : je ne souhaite pas recevoir la Newsletter

Dans tous les cas, nous demandons aux adhérents de communiquer leur mail pour bénéficier de la fonction “facturation par mail” et recevoir les messages importants liées au fonctionnement des activités : absence, changement de dates, informations importantes. 

• Sauvegarde des informations gérées en format numérique

L’association est tenue de gérer des archives sur les activités, les salariés, les enfants dans le cadre de la règlementation des accueils des mineurs mais aussi sur les états de présences pour la Caisse d’Allocation Familiale, la Mutuelle Sociale Agricole ou encore le Conseil Départemental sur une durée de 5 ans en cas de contrôle.

L’essentiel de ces archives sont gérées sur le logiciel métier. L’association garde une sauvegarde « non active compressée » qui est stockée sur le serveur de l’association.

Pour faciliter la gestion du fichier adhérent, les fiches familles restent actives, avec deux fonctions d’affichages « en cours ou toutes » ce qui évite de recréer des fiches suite à une période d’arrêt d’activité.

Les familles qui souhaiteraient que leur fiche soit désactivée devront le signaler par mail à : 

secretariat@fjep-champigneulles.fr

Objet : RGPD désactivation informatique de mes données personnelles.

Pour les familles qui auraient demandé la désactivation et qui souhaiteraient reprendre une activité ultérieurement en acceptent les contraintes : réinscription obligatoire en repassant par le bureau et délai de traitement.

• Sauvegarde des informations gérées en format papier

La règlementation dans le cadre des accueils de Loisirs avec ou sans Hébergement, nous impose d’avoir des fiches sanitaires renseignées et signées par le ou les responsables légaux. Ces fiches sont conservées sur la durée d’inscription voire sur la durée d’un cycle de scolarité pour éviter de multiplier les démarches par les familles. Elles sont utilisées en cas d’urgence pour se rendre à l’hôpital. Il en est de même pour les fiches d’inscription aux activités.

L’ensemble de ces fiches et autorisations sont accessibles par les seules personnes autorisées et sont détruites d’une année sur l’autre. Les familles peuvent demander la destruction des fiches papier à tout moment en cas d’arrêt d’activité ou de déménagement en adressant un mail à :

secretariat@fjep-champigneulles.fr

Objet : RGPD destruction de toutes mes données personnelles  papier

NB : Pour les personnes nous ayant données une autorisation de prélèvement pour payer leur activité, l’association conserve sur la durée d’inscription le RIB et l’autorisation signée. Les certificats médicaux ont une durée de validité de 3 ans et sont conservés pendant 10 ans.

• Sauvegarde des informations spécifiques pour les intervenants et les personnels

Conformément à la réglementation du Droit du Travail, l’association est tenue de tenir à jour des fichiers relatifs à la paie, la qualification des personnels et entretiens bisannuels. Ils peuvent être au format papier et/ou numérique. Les fichiers papiers sont conservés dans une armoire fermée à clé. Les fichiers numériques (état civil, contrats, qualification, adresse, tél et mail, absences, arrêt maladie, CP, démarche de formation etc.) sont gérés par des logiciels professionnels avec mot de passe renouvelé tous les ans et ne sont accessibles qu’aux personnes autorisées.

Vous pouvez demander à les consulter en adressant un mail à : 

secretariat@fjep-champigneulles.fr

Objet : RGPD données personnelles RH

NB : La loi impose un délai minimum de conservation selon la nature du document. Le FJEP traite  en accord avec les législations en vigueur. Une fois la date buttoir atteinte, Le FJEP reste libre de détruire

ou prolonger la sauvegarde, notamment dans l’intérêt de l’usager (retraite).

3) Utilisation des outils numériques de l’association :

• Sauvegarde de données relevant du droit à l’image

Toute image collectée sert uniquement comme « Visuels pour la valorisation du FJEP, qu’elles soient liées aux activités spécifiques, à l’accueil de loisirs ou aux événements culturels », et sous réserve d’accord de droit à l’image de l’adhérent. L’image pourra être diffusée, sous réserve de votre autorisation, sur 2 cas de supports décrits ci-dessous :

• Site internet

L’adresse de notre site Web est : www.fjep-champigneulles.fr

Le site est hébergé chez HOB France Services et est administré par un personnel de l’association ainsi que le prestataire autorisé. Le site est protégé par un code d’accès changé tous les ans.

• Utilisation des données personnelles collectées lors de la connexion à notre site

Nous avons fait le choix de ne pas mettre de formulaire en ligne. 

• Commentaires

- Pas de commentaires pouvant être déposés sur le site.

- En cas de dépôt de commentaires sur la page Google, https://www.google.fr, les informations restent actives suivant les règles de confidentialité de la société Google.

• Formulaires de contact 

- Pas de formulaire de contact en ligne depuis notre site.

• Cookies

Notre site n’utilise pas de cookies. 

• Contenu embarqué depuis d’autres sites

Les articles de ce site peuvent inclure des contenus intégrés (par exemple des vidéos, images, articles,…). 

Le contenu intégré depuis d’autres sites se comporte de la même manière que si le visiteur se rendait sur cet autre site et par conséquent suit les règles de confidentialité propre aux autres sites. Ces autres sites pourraient collecter des données sur vous, utiliser des cookies, embarquer des outils de suivis tiers, suivre vos interactions avec ces contenus embarqués si vous disposez d’un compte connecté sur leur site web. 

•  Statistiques et mesures d’audience de notre site

Les informations de mesure sont concentrées sur : http://www.fjep-champigneulles.fr/administrator/index.php

avec accès sécurisé est accessible uniquement par l’administrateur du site de l’association sans comporter d’éléments d’ordre privé et sensible. Le compteur comptabilise et mesure uniquement l’audience, les pages ouvertes et la date de la dernière visite.

• Utilisation, transmission et durée de stockage de vos données sur notre site

Pas de gestion de métadonnées à partir de l’utilisation de notre site. 

4) Informations de contact RGPD

FJEP de Champigneulles 

Centre socio-culturel Louis Aragon

61 rue Hector Berlioz

54250 CHAMPIGNEULLES

secretariat@fjep-champigneulles.fr 

La mise en place des procédures dans le cadre du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est complexe. L’association actualisera si nécessaire en fonction des besoins.